След приключването на селекционната процедура административният “Еразъм+”-координатор уведомява по служебен път приемащите университети за избраните преподаватели от ВСУ и тематиката на лекционните курсове, които ще бъдат изнесени в рамките на тяхната Еразъм мобилност. Конкретният период и график за реализирането на мобилността, условията за настаняване и престой, се договарят в личен контакт между преподавателите от ВСУ и определени контактни лица от приемащите университети.
Всеки преподавател, който е одобрен за участие в преподавателска мобилност с цел преподаване попълва „Споразумение за преподаване“ с помощта на административния “Еразъм+”-координатор. Споразумението за преподавателска мобилност с цел преподаване се подписва се от кандидата, институционалния „Еразъм“- координатор и приемащата институция.
След получаване на потвърждение, че преподавателят е приет за период на преподаване в приемащата институция и след получаването на подписваното от трите страни на „Споразумение за мобилност на персонала с цел преподаване“ се подписва индивидуален договор за отпускане на Еразъм грант.
При подписването на индивидуалния договор за финансова подкрепа всеки преподавател попълва и подписва декларация по Закона за защита на личните данни, публикувана на сайта на ВСУ.
Преди започването на мобилността преподавателят трябва да имат сключени всички застраховки, които се изискват от приемащата институция. Заплащането на застраховките и визите (там където е необходимо) се извършва със средствата от Еразъм гранта.
На изходящия “Еразъм+”-преподавател се изготвя заповед за командировка.
В рамките на 30 календарни дни след подписването индивидуалният договор за мобилност на персонала с цел преподаване по програма „Еразъм+“ от двете страни, както и не по-късно от датата на стартиране на периода на мобилност, или при получаване на потвърждение за пристигане в приемащата институция, се извършва предварително финансиране на участника, в размер на между 70% и 100 % от сумата, посочена в член 3 финансова подкрепа за осъществяване предмета на Договора. В случай че преподавателя не представи необходимите документи в срок съответстващ на графика на изпращащата институция, може да бъде прието по изключение по-късно изплащане на предварителното финансиране. Ако плащането е по-малко от 100% от максималния размер на безвъзмездната помощ, представянето на онлайн отчет от преподавателя/служителя (on-line EU survey) трябва да се разглежда като искане, за изплащане на остатъка от финансовата подкрепа. ВСУ разполага с 45 календарни дни, за да направи плащане на остатъка или да издаде нареждане за възстановяване на средствата. Еразъм гранта се изплаща по банков път от ФСО, който обработва и съхранява разходно-оправдателните документи. Титуляр на сметката трябва да бъде преподавателят, който ще участва мобилност на персонала с цел преподаване.
Еразъм грантът се изплаща по банков път от ФСО.
След приключването на мобилността преподавателят трябва да получи декларация, подписана от приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността извън страната, броя часове, които той/тя е води както и нейната начална и крайна дата. Един ден след приключване периода на мобилност, всеки участник в програма Еразъм+ получава автоматичен имейл на електронната си поща (която е посочил в Програмата си за обучение), съдържащ линк с въпросник (която е посочил в Програмата си за обучение), съдържащ линк с въпросник (online EU survey), който трябва да бъде попълнен и изпратен онлайн до 7 дни след приключването на мобилността.
Прекъсването и прекратяването на мобилността са предмет на договорна регламентация. Преподавателите, които получават безвъзмездни средства от ЕС по програма „Еразъм+“, изцяло или частично ще възстановят тези средства от ЕС, ако не изпълнят условията на споразумението за отпускане на безвъзмездните средства (освен ако не са били възпрепятствани да завършат своите планирани дейности в чужбина поради форсмажорни обстоятелства). Ако не изготвят и не представят окончателен отчет онлайн, от тях ще бъде поискано частично или изцяло да възстановят получените безвъзмездни средства от ЕС. ВСУ ще изиска частично или пълно възстановяване на получената финансова подкрепа от преподавател, който не предостави всички необходими отчетни документи. Преподавател, на които е поискано частично или пълно възстановяване на получените средства следва да ги възстанови до 30 септември на академична година, в която е осъществена мобилността.
В случай, когато изходящият „Еразъм+“-преподавател преустанови периода на обучение в приемащата институция поради форсмажорни обстоятелства, здравословни или други основателни причини или е осъществил период на престой, по-малък от минимално установения от ЦРЧР, ВСУ е длъжен веднага да уведоми писмено ЦРЧР и да изиска от преподавателя незабавно възстановяване на сумата, съответстваща на нереализирания престой в страната домакин.
Допълнителни финансови източници за осъществяване на изходяща мобилност са собствени средства, средства от ВСУ и спонсорства от регионален или национален характер.
След завръщането си участвалият в мобилността преподавател или служител представя на административния “Еразъм”-координатор и ФСО изискуемите по договора за финансиране с ВСУ отчетни документи, които са основание за стартиране на процедура за академично признаване.