След приключването на селекционната процедура административният “Еразъм+”-координатор уведомява по служебен път приемащите университети за избраните за участие в мобилност на персонала с цел обучение служители/преподаватели от ВСУ и дейностите, които бъдат извършени по време на тяхната Еразъм+ мобилност. Конкретният период и график за реализирането на мобилността, условията за настаняване и престой, се договарят в личен контакт на служителите/преподавателите от ВСУ с определени контактни лица от приемащите университети.
Всеки преподавател, който е одобрен за участие в мобилност на персонала с цел преподаване попълва „Споразумение за преподаване“ с помощта на административния “Еразъм+”-координатор. Споразумение за мобилност на персонала с цел преподаване се подписва се от кандидата, институционалния „Еразъм“- координатор и приемащата институция.
Всеки служител/преподавател, които е одобрен за участие в мобилност на персонала с цел обучение попълва „Споразумение за обучение“ с помощта на административния “Еразъм+”-координатор. Споразумение за мобилност на персонала с цел обучение се подписва от кандидата, институционалния „Еразъм“- координатор и приемащата институция.
След получаване на потвърждение, че служителят/преподавателя е приет за участие в мобилност на персонала с цел обучение в приемащата институция и след получаването на подписваното от трите страни на „Споразумение за мобилност на персонала с цел обучение“ се подписва индивидуален договор за отпускане на Еразъм грант.
При подписването на индивидуалния договор за финансова подкрепа всеки служител/ преподавател попълва и подписва декларация по Закона за защита на личните данни, публикувана на сайта на ВСУ.
Преди започването на мобилността служителят/ преподавателят трябва да имат сключени всички застраховки, които се изискват от приемащата институция. Заплащането на застраховките и визите (там където е необходимо) се извършва със средствата от Еразъм гранта.
На изходящия “Еразъм+”- служител/преподавател се изготвя заповед за командировка.
В рамките на 30 календарни дни след подписването индивидуалният договор за мобилност на персонала с обучение по програма „Еразъм+“ от двете страни, както и не по-късно от датата на стартиране на периода на мобилност, или при получаване на потвърждение за пристигане в приемащата институция, се извършва предварително финансиране на участника, в размер на между 70% и 100 % от сумата, посочена в член 3 финансова подкрепа за осъществяване предмета на Договора. В случай че служителят/ преподавателят не представи необходимите документи в срок съответстващ на графика на изпращащата институция, може да бъде прието по изключение по-късно изплащане на предварителното финансиране. Ако плащането е по-малко от 100% от максималния размер на безвъзмездната помощ, представянето на онлайн отчет от преподавателя/служителя (on-line EU survey) трябва да се разглежда като искане, за изплащане на остатъка от финансовата подкрепа. ВСУ разполага с 45 календарни дни, за да направи плащане на остатъка или да издаде нареждане за възстановяване на средствата. Еразъм гранта се изплаща по банков път от ФСО, който обработва и съхранява разходно-оправдателните документи. Титуляр на сметката трябва да бъде служителят/ преподавателят, който ще участва мобилност на персонала с цел обучение.
Еразъм грантът се изплаща по банков път от ФСО, който обработва и съхранява разходнооправдателните документи
След приключването на мобилността служителят/преподавателят трябва да получи декларация, подписана от приемащата организация, посочваща името на участника, целта на дейността извън страната, както и нейната начална и крайна дата. Един ден след приключване периода на мобилност, всеки участник в програма Еразъм+ получава автоматичен имейл на електронната си поща (която е посочил в Програмата си за обучение), съдържащ линк с въпросник (online EU survey), който трябва да бъде попълнен и изпратен онлайн до 7 дни след приключването на мобилността.
Прекъсването и прекратяването на мобилността са предмет на договорна регламентация. Служителите/преподавателите, които получават безвъзмездни средства от ЕС по програма „Еразъм+“, изцяло или частично ще възстановят тези средства от ЕС, ако не изпълнят условията на споразумението за отпускане на безвъзмездните средства (освен ако не са били възпрепятствани да завършат своите планирани дейности в чужбина поради форсмажорни обстоятелства). Ако не изготвят и не представят окончателен отчет онлайн, от тях ще бъде поискано частично или изцяло да възстановят получените безвъзмездни средства от ЕС. ВСУ ще изиска частично или пълно възстановяване на получената финансова подкрепа от преподавател/служител, който не предостави всички необходими отчетни документи. Преподавател/служител, на които е поискано частично или пълно възстановяване на получените средства следва да ги възстанови до 30 септември на академична година, в която е осъществена мобилността.
В случай, когато изходящият „Еразъм+“-служител/преподавател преустанови периода на обучение в приемащата институция поради форсмажорни обстоятелства, здравословни или други основателни причини или е осъществил период на престой, по-малък от минимално установения от ЦРЧР, ВСУ е длъжен веднага да уведоми писмено ЦРЧР и да изиска от преподавателя/служителя незабавно възстановяване на сумата, съответстваща на нереализирания престой в страната домакин.
Допълнителни финансови източници за осъществяване на изходяща мобилност са собствени средства, средства от ВСУ и спонсорства от регионален или национален характер.
След завръщането си участвалият в мобилността преподавател или служител представя на административния “Еразъм”-координатор и ФСО изискуемите по договора за финансиране с ВСУ отчетни документи, които са основание за стартиране на процедура за академично признаване.