След приключването на процедурата за оценка на кандидатите за участие в изходяща студентска мобилност административния “Еразъм+”-координатор уведомява приемащите университети за селектираните студенти, предпочели съответната дестинация.

Отдел „Международна дейност и проекти” организира и провежда информационна среща с участието на изходящите “Еразъм+”-студенти, административния „Еразъм+“- координатор, катедрените „Еразъм+“-координатори, факултетните ECTS-координатори и институционалния “Еразъм+”-координатор.

Одобрените за участие в програмата студенти получават Студентската Харта Еразъм, която регламентира правата и задълженията им на „Еразъм+“-студентите.

Студентите попълват изискуемите от приемащата институция документи за кандидатстване. Всяка приемаща институция има свои собствени правила и процедури, включващи попълване на формуляр за кандидатстване. Всяка приемаща институция сама определя сроковете за кандидатстване.

Експерт от Фронт-офис изготвя на селектираните студенти безплатна академичната справка с постигнатите резултати.

Преди заминаването си всеки избран студент трябва да има подписано „Споразумение за обучение“ (Learning agreement for studies, с което се определя програмата за обучението, както е договорена между студента, изпращащата и приемащата организация. С това споразумение за обучение се определят планираните резултати от обучението за периода на обучение в чужбина и се посочват условията за формално признаване. Със споразумението се определя и мястото на провеждане на обученито. В споразумението за обучение изпращащата институция и студентът се договарят за нивото на владеене на езика, което следва да бъде достигнато от студента преди началото на периода на обучение в съответствие с препоръчаното ниво, посочено в междуинституционалното споразумение, сключено между изпращащата и приемащата институции (или в съответствие с изискванията на предприятието, когато става дума за стаж). Където е приложимо, изпращащата институция и студентът могат да се споразумеят за предоставяне на подходящата езикова подкрепа, която да позволи на студента да достигне договореното ниво.

Споразумението за обучение се изготвя с помощта на катедрения “Еразъм+”-координатор. Споразумението за обучение за участие в студентска мобилност с цел обучение трябва да включва дисциплини за минимум 30 кредита за продължителност на мобилността от един семестър и минимум 60 кредита за продължителност на мобилността от една академична година

Споразумението за обучение се подписва от институционалния „Еразъм+“- координатор и студента, след което се изпраща за подпис в приемащата институция.

След подписването на споразумението за обучение от студента, ВСУ и приемащата институция и получаване на потвърждение, че студентът е приет за обучение в приемащата институция се подписва индивидуален договор за отпускане на Еразъм грант.

При подписването на индивидуалния договор за финансова подкрепа всеки кандидат попълва и подписва декларация по Закона за защита на личните данни, публикувана на сайта на ВСУ.

Преди започването на мобилността студентите трябва да имат сключени всички застраховки, които се изискват от приемащата институция. Заплащането на застраховките и визите (там където е необходимо) се извършва със средствата от Еразъм грант на студента.

  • Студентът се задължава да се застрахова за сметка на отпуснатата му финансова подкрепа по Договора по всички видове задължителни застраховки, необходими за провеждане на обучението му в страната домакин;
  • Студентът има право и е препоръчително да се застрахова и по допълнителни незадължителни видове застраховки за сметка на полученото финансиране, ако това е изгодно и финансово целесъобразно с оглед на изпълнението на обучението и с цел спестяване на възможни възникнали по-големи разходи. Такива застраховки могат да бъдат тип „Медицински разходи в чужбина”, „Злополука”, “Гражданска отговорност на физическо лице към трети лица” и др.;
  • Европейска здравноосигурителна карта или нейният еквивалент — временно заместващото я удостоверение, му осигурява и улеснява достъпа до безплатно;
  • медицинско лечение в страната домакин, която тя е членка на ЕС. За повече информация, студентът може да се обърне и към НЗОК на Р. България – http://www.nhif.bg/web/guest/85. Покритите лимити и отговорности при лечение се уреждат съгласно действащите европейски регламенти за социална сигурност в областта.
  • Европейската здравноосигурителна карта не покрива специфични медицински интервенции и следва да се сключват допълнително необходимите застраховки за целта, ако такава необходимост е налице.

Студентите, подписали договор за участието си в Програмата, продължават да получават университетската си стипендия. Освен това правото на стипендия или заем, предоставени на студентите за обучението им в тяхната изпращаща институция, трябва да бъде запазено по време на периода в чужбина.

Студентите, подписали договор за участието си в Програмата, заплащат семестриалните си такси във ВСУ преди заминаване.

В рамките на 30 календарни дни след подписването индивидуалният договор за студентска мобилност с цел обучение по програма „Еразъм+“ от двете страни, както и не по-късно от датата на стартиране на периода на мобилност, или при получаване на потвърждение за пристигане в приемащата институция, се извършва предварително  финансиране на участника, в размер на между 70% и 100 % от сумата, посочена в член 3 финансова подкрепа за осъществяване предмета на Договора. В случай че студентът не представи необходимите документи в срок съответстващ на графика на изпращащата институция, може да бъде прието по изключение по-късно изплащане на предварителното финансиране. Ако плащането е по-малко от 100% от максималния размер на безвъзмездната помощ, представянето на онлайн отчет от Участника (on-line EU survey) трябва да се разглежда като искане, за изплащане на остатъка от финансовата подкрепа. ВСУ разполага с 45 календарни дни, за да направи плащане на остатъка или да издаде нареждане за възстановяване на средствата. Еразъм гранта се изплаща по банков път от ФСО, който обработва и съхранява разходно-оправдателните документи. Титуляр на сметката трябва да бъде студентът, който ще участва студентска мобилност с цел обучение/практика. Сметката трябва да бъде в евро и бъде открита в  банка, посочена от ВСУ.

Студентите, участващи в студентска мобилност с цел обучение по програма „Еразъм+“ (независимо дали получават безвъзмездни средства от ЕС по програмата „Еразъм+“) са освободени от заплащане на такси за обучение, регистрация, изпити и достъп до лаборатории и библиотеки в приемащите институции. Възможно е обаче студентите да заплащат някои малки такси за разходи като застраховки, за използване на различни материали като фотокопирни услуги и лабораторни материали на същото основание, на което за тези разходи заплащат местните студенти. От заминаващите студенти не се събират никакви допълнителни такси и други плащания във връзка с организацията или администрирането на техния период на мобилност.

Периодът на мобилност е съвместим с работа на непълно работно време и, ако студентът получава безвъзмездни средства от ЕС по програма „Еразъм+“, той е съвместим и с приходите, които студентът ще получава, стига да извършва дейностите, предвидени в приетата програма за мобилност.

Преди стартиране на мобилността студентите преминават на перманентна сесия.